Татарстан, где в работу предприятий и госструктур активно внедряются современные технологии, стал примером для других регионов. Работой системы электронного документооборота (СЭД) в Татарстане заинтересовалась делегация из Южно-Сахалинска, которая в ближайшее время намерена внедрить в мэрии своего города СЭД.

В ТАТАРСТАН ЗА СЕКРЕТОМ УСПЕХА

Несколько лет назад бизнес-сообщество страны обсуждало повсеместное внедрение систем электронного документооборота (СЭД), как вариант прекрасного и далекого будущего. Но требования времени превзошли прогнозы скептиков: современные информационные технологии, электронный документооборот или более широко – автоматизация процессов подготовки и согласования документов – активно внедряются в работу как государственных структур, так и малого и среднего бизнеса.

В этом смысле государственные структуры и крупный бизнес ведущих регионов страны ориентируется на опыт Татарстана, в котором информационные технологии развиваются стремительными темпами. Лучшее тому доказательство – реализованные проекты по оказанию электронных услуг («Электронное правительство РТ», «Электронный Татарстан» и «Электронный документооборот»).

За секретом успеха в третью столицу после недавних выступлений президента РТ Рустама Минниханова и премьер-министра - министра информатизации и связи РТ Николая Никифорова о повсеместном развитии информационных технологий и создании высшей школы IT при КФУ начали приезжать многочисленные делегации.

ПО ПРИМЕРУ КАЗАНИ

Одна из самых последних – делегация из далекого Южно-Сахалинска, заинтересовавшаяся работой системы электронного документооборота в Татарстане. Примечательно, что одним из первых откликов на данный визит стала организация тендера на электронный документооборот в мэрии Южно-Сахалинска, который выиграла казанская компания «ITPlus» (ООО «АйТиПлюс»).

Опыт казанской компании ляжет в основу создания электронного правительства Южно-Сахалинска. В администрации города появятся электронные терминалы, буден создан электронный архив, внедрена система электронного документооборота с использованием электронно-цифровой подписи, что приведет к большей эффективности работы госслужащих.

Отметим, что на реализацию проекта будет затрачено более 10 миллионов рублей муниципальных средств, и автоматизировано более 400 рабочих мест.

РЕЗУЛЬТАТ ОТ ВНЕДРЕНИЯ СЭД

Когда компания стремительно развивается, любая задержка в согласовании и оформлении документов отрицательно сказывается на ее репутации. Автоматизация документооборота в свою очередь позволяет контролировать движение документов в едином информационном пространстве компании, поддерживать сложные маршруты их согласования, учитывать необходимость доработки документов и быструю автоматизацию новых деловых процессов, снижать скорость обработки документов и усилия по принятию оперативных решений.

Одной из привлекательных функций СЭД является контроль исполнительской дисциплины. Для многих руководителей и начальников отделов важно своевременное исполнение сделанных поручений. В системе электронного документооборота легко можно создавать задачи отдельно взятому сотруднику или целому отделу с конкретными сроками и условиями. Исполнитель получает уведомление о новом задании по e-mail или sms. Просроченные или исполненные вовремя задания легко просматриваются, анализируются. Для удобства существуют формы отчетности, которые позволяют просмотреть эффективность работы каждого сотрудника.

Использование СЭД имеет еще целых ряд преимуществ, главными из которых являются: работа с документом по принципу «там, где он нужен», возможность интеграции с другими IT-приложениями, защита информации от ее утечки или несанкционированного доступа, обеспечение максимальной прозрачности процесса обработки документов, а также надежность, быстрая окупаемость и низкие затраты на обслуживание системы.

КАЖДОМУ ПО КАРМАНУ

Инвестиции в информационные системы неизбежно ставят перед руководством предприятия ряд вопросов, основными из которых являются: сроки, выгоды и результат. Выгоды от внедрения СЭД можно рассчитать из существенного сокращения расходов на канцелярию, высвобождение средств из заработной платы, получение прибыли от повышения качества процесса труда. Отметим, что внедрение СЭД – это необязательно миллионы и сотни тысяч потраченных рублей.

Объем инвестиций во внедрение СЭД прежде всего зависит от количества рабочих мест, выбранного продукта и задач, которые он должен решать. Так, внедрение СЭД в организацию со штатом около 15 человек обойдется компании примерно в 100 тысяч рублей. При этом у компании будет выбор из целой линейки продуктов. Более того, для организаций, количество рабочих мест в которых менее десяти, есть бесплатное решение - Globus Start. Поэтому для коммерческих организаций есть большой смысл уже сегодня начать внедрять СЭД, чтобы завтра ощутить эффект.

Для компаний, у которых вопрос замены бумажного документооборота на электронный актуален, компания «ITPlus» предоставит консультации и сделает полный расчет стоимости внедрения продукта.

Надежда Замалиева

Справка

Первые российские разработки в области систем электронного документооборота (СЭД) появились еще в середине 90-х. У истоков рынка стояли компании Интертраст, ЭОС, Весть-Метатехнология, НТЦ ИРМ, Cognitive Technologies, Оптима, АйТи. Их развитие шло на фоне бесчисленных попыток самостоятельной автоматизации работы с документами, предпринятых штатными IT-специалистами этих организаций. К 2000 году на рынке уже были представлены IBM, Documentum и Hummingbird. В 2002-2003 годах появилось несколько новых сильных игроков, а ряд российских систем перешли на новый технологический уровень, от систем автоматизации делопроизводства до полноценных систем электронного документооборота за счет поддержки современной технологии Workflow (управления потоками работ). По оценкам экспертов, в то время рост рынка составил 60-70% в год, и о нем начали говорить как о наиболее перспективном сегменте ИТ. Высокие показатели роста (на уровне 40%) сохраняются последние несколько лет.